Ein Verwalterwechsel scheitert selten an der Entscheidung, sondern an fehlenden Unterlagen und unklaren Fristen. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie als Eigentümer eines vermieteten Objekts den Wechsel vorbereiten. Er richtet sich an Eigentümer, die ihre Objekte selbst oder über eine Mietverwaltung betreuen lassen. Die Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften folgt eigenen Regeln und ist hier nicht gemeint.
Zuerst: Was steht im bestehenden Vertrag?
Maßgeblich sind die Kündigungsfristen und -formen im bestehenden Verwaltervertrag. Prüfen Sie vor jedem weiteren Schritt:
- Laufzeit und Kündigungsfrist
- Form der Kündigung (schriftlich, mit Frist zum Monats- oder Quartalsende)
- Regelungen zur Übergabe von Unterlagen und Guthaben
- Vergütung für Leistungen, die über die laufende Verwaltung hinausgehen
Hinweis: Wir geben hier keine Rechtsberatung. Bei Unklarheiten zu Fristen und Formen sollten Sie eine Rechtsberatung hinzuziehen.
Diese Unterlagen sollten Sie zusammenstellen
Je vollständiger die Unterlagen, desto reibungsloser die Übergabe. Nicht alles liegt zu Beginn bei Ihnen; manches fordern Sie bei der bisherigen Verwaltung an.
| Bereich | Unterlagen |
|---|---|
| Vertrag und Objekt | Verwaltervertrag, Objektübersicht, Grundbuch- und Lageinformationen, Teilungs- oder Flächenangaben |
| Mieter | Mietverträge, Mieterliste mit Konditionen, Kautionsnachweise und Kautionskonten |
| Finanzen | Letzte Betriebskostenabrechnungen, offene Posten, Kontoauszüge der Mietkonten, laufende Zahlungsaufträge |
| Technik und Verträge | Wartungs-, Hausmeister-, Reinigungs- und Versicherungsverträge, Protokolle und Prüfberichte |
| Organisation | Schlüsselübersicht, Ansprechpartner der Dienstleister, laufende Handwerkeraufträge und offene Mängel |
Der Ablauf in fünf Schritten
- Bestand und Ziele klären. Welche Objekte, welche Aufgaben, welche Erwartungen?
- Fristen und Form prüfen. Wann kann gekündigt werden und wie?
- Neue Verwaltung auswählen und Leistungsumfang festlegen. Was gehört zum Grundumfang, was ist Zusatzleistung?
- Übergabe vorbereiten. Unterlagen anfordern, Kautionen, offene Posten und laufende Aufträge klären, Mieter informieren.
- Start und erste Prüfung. Nach der Übernahme prüfen, ob Zahlungen, Verträge und offene Mängel vollständig übernommen wurden.
Häufige Stolpersteine
- Kautionen und Guthaben sind nicht eindeutig zugeordnet oder liegen noch auf Konten der bisherigen Verwaltung.
- Dienstleisterverträge laufen im Namen der alten Verwaltung weiter und müssen umgestellt werden.
- Offene Mängel sind nirgends dokumentiert und gehen bei der Übergabe verloren.
- Mieterkommunikation wird nicht abgestimmt, sodass Mieter nicht wissen, wer zuständig ist.
Wo VerwalterKontor unterstützt
Wir nehmen Ihren Bestand strukturiert auf, gleichen die Unterlagen mit einer Checkliste ab und stimmen die Übergabe mit Ihnen und, wenn gewünscht, mit der bisherigen Verwaltung ab. Ob eine vollständige Übernahme oder ein abgegrenztes Projekt für Sie sinnvoller ist, besprechen wir offen.